Aus diffusem Verständnis von Verantwortlichkeit entstehen in Projekten oft Streitereien und unnötiges Hin und Her. Wenn es um Verantwortung geht, ist es hilfreich, sich über bestimmte Zusammenhänge bewusst zu sein. Dieser Artikel zeigt auf, welche klassischen Fehler in der Praxis immer wieder gemacht werden und wie man Verantwortung richtig (ver-)teilt.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Jemand legt 50 Euro auf den Tisch mit der Bitte: „Könnte bitte mal jemand auf das Geld aufpassen? Ich muss kurz weg.“ Und schon ist derjenige raus aus der Tür. Gleich danach schnappt sich ein anderer blitzschnell das Geld und verschwindet damit. Was wohl passieren würde?
Die Praxis zeigt, dass die Beobachter zunächst ratlos sind und sich gegenseitig beobachten. Vielleicht übernimmt eine Person nach einer Weile die Initiative und versucht zu klären, was zu tun ist und wer es macht. Möglicherweise nimmt ein beherzter Teilnehmer die Verfolgung auf. In aller Regel kommt es aber zu einer Verzögerung oder zu einer kompletten Blockade einer Reaktion. Die Gründe dafür liegen in der Unverbindlichkeit, der entstandenen Verantwortungsdiffusion und einer gegenseitigen Blockade.
Verbindlichkeit
Durch die unverbindliche Übertragung von Verantwortung auf die Gruppe („Könnte bitte mal jemand …“) fühlt sich keiner wirklich verantwortlich. Es ist zum einen nicht klar, an wen die Bitte gerichtet wurde. Die Teilnehmer fragen sich: „Meint er mich, meinen Kollegen oder uns alle?“ Zum anderen gab es keinerlei aktive Bestätigung, dass jemand der Bitte auch nachkommen will. Verbindlichkeit entsteht dadurch, dass beiden Seiten zumindest klar ist, wer was wann zu tun hat und die Person oder Personen dies auch aktiv bestätigen – im einfachsten Fall durch ein Nicken oder „Okay“. Noch besser wirkt eine aktive Wiederholung der Aufgabenstellung durch die Personen, die die Aufgabe übernehmen. Je eindeutiger die Bestätigung und je mehr Zeugen dieser Zusage beiwohnen, desto höher ist die gefühlte Verpflichtung der Verantwortung gerecht zu werden. Der Effekt der Verbindlichkeit wird noch verstärkt, wenn die Übernahme einer Aufgabe als eigene Entscheidung gesehen wird. Die gefühlte Verantwortung für Aufgaben ist größer, wenn sie aus freiem Willen oder aus Überzeugung angenommen werden. Wird eine Person gezwungen Verantwortung zu übernehmen, liegt für sie die gefühlte Verantwortung eher beim Aufgabengeber. Deshalb sollten wir Aufgaben so übertragen, dass die Entscheidungsfreiheit der ausführenden Person nicht unnötig eingeschränkt wird. Gewehrte Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume steigern die Verantwortungsbereitschaft.
Verantwortungsdiffusion und gegenseitige Blockade
Die gefühlte Verantwortung jedes Einzelnen wird umso kleiner, je größer die Gruppe ist, auf die die Verantwortung allgemein übertragen wird. Die Verantwortung verteilt sich diffus über die Gruppe. Wenn 100 Personen angesprochen werden, spürt jeder zwar nicht im mathematischen, aber im übertragenen Sinne nur ein Hundertstel der Verantwortung. Darunter leidet natürlich auch die Bereitschaft aktiv zu werden. Zudem beobachten sich die Personen einer Gruppe gegenseitig, um herauszufinden, ob eine Reaktion angemessen ist. Mit der dadurch entstehenden Verzögerung verunsichern sich die Personen wiederum gegenseitig. Intuitiv geistern Fragen durch die Köpfe wie: „Ist es nicht wichtig, dass jemand handelt?“, „Ist es zu gefährlich zu handeln?“ oder „Ist es nicht erwünscht, dass jemand handelt?“ Die so entstehende Verzögerung hat schon so manchen Menschen das Leben gekostet, weil die umstehenden potentiellen Helfer sich gegenseitig blockiert und so wertvolle Zeit vergeudet haben.
Die Verantwortungsdiffusion und die gegenseitige Blockade lassen sich durch die eindeutige Ansprache von Personen vermeiden: „Frau A, würden Sie bitte die Aufgabe übernehmen?“ Nach dieser Aufforderung sollten wir sicherstellen, dass die Person ihre Bereitschaft aktiv bestätigt. Wenn das ganze Team Verantwortung übernehmen soll, sollte jeder einzelne bestätigen, dass er die Gesamtverantwortung mitträgt. Keiner kann sich hinter einem Baum verstecken, an dem das Schild „Die anderen sind schuld“ genagelt ist. Allerdings erfordert das auch einen „Alle für einen – einer für alle“ Teamgeist – und der fällt nicht vom Himmel.
Verantwortung kann nur als Kopie weitergegeben werden
Die einfachste Lösung für das „50 Euro Problem“ ist, mit einer Person eine verbindliche Vereinbarung zu treffen: „Herr Müller, würden Sie bitte die 50 Euro für mich aufbewahren, bis ich Sie bitte, sie mir zurückzugeben?“ Meist nimmt der Teilnehmer das Geld mit verschmitztem Grinsen. Herr Müller wird gebeten die Bitte zu bestätigen, was er auch gerne macht. Er hat also jetzt die Verantwortung für das Geld. Doch was ist mit dem Auftraggeber? Wurde die Verantwortung für die 50 Euro abgegeben?
Stellen Sie sich vor, die 50 Euro wären beispielsweise für ein Essen geplant gewesen. Herr Müller hat das Geld unglücklicherweise verloren und konnte es deshalb nicht zurückgeben. Damit wäre die Essensplanung hinfällig. Natürlich wird in diesem Fall der Auftraggeber für den Verlust verantwortlich gemacht, da es seine Entscheidung war, Herrn Müller das Geld anzuvertrauen. Die Verantwortung bleibt also auch immer bei der Person, die die Aufgabe delegiert. Sie kann nur eine Kopie der Verantwortung für die Ausführung der Aufgabe an den Ausführenden übergeben. Selbst wenn Herrn Müller das Geld gestohlen wird, wird seine und die Verantwortung des Auftraggebers nicht mit gestohlen. Sogar der Dieb erhält eine Kopie der Verantwortung. Denn, wenn er erwischt wird, wird er zur Verantwortung gezogen. Herr Müller trägt die Verantwortung für die 50 Euro, weil er sich bestehlen ließ. Der Auftraggeber trägt die Verantwortung für das Geld, weil er es Herrn Müller anvertraut habe. Der Dieb trägt die Verantwortung, weil er gegen ein Gesetz verstoßen hat. Herr Müller wäre auch nicht aus der Verantwortung entlassen, wenn er das Geld an Frau Schmidt zur Aufbewahrung weitergegeben hätte und stattdessen sie bestohlen worden wäre. Die einzige Möglichkeit für ihn, die Verantwortung wieder loszuwerden, besteht darin, das Geld (zusammen mit der Kopie der Verantwortung) an den Auftraggeber zurückzugeben.
Natürlich kann die Verantwortung für die Aufbewahrung der 50 Euro auch auf fünf Personen verteilt werden, indem beispielsweise jeder 10 Euro erhält. Damit würde jede dieser Personen auch eine Verantwortungskopie für ihre 10 Euro übernehmen. Die Gesamtverantwortung bleibt weiterhin beim Auftraggeber.
Verantwortung im Projekt
Diese Üb erlegungen lassen sich sehr gut auf die Verantwortung der Projektleitung übertragen. Sie ist in der Regel gesamtverantwortlich für das Projekt und hat die Aufgabe und Verantwortung, Projektaufgaben und damit auch die Verantwortung sinnvoll aufzuteilen. Sinnvoll bedeutet, dass jede Aufgabe eindeutig und verbindlich einer Person, einer Gruppe von Personen oder einer juristischen Person (Zulieferer) zugewiesen wird, die dieser Aufgabe und der damit verbundenen Verantwortung gerecht werden kann. Läuft etwas schief, sind an erster Stelle die Personen in der Pflicht eine Lösung zu finden, die die Aufgabe übernommen haben. Sie sollten eine faire Chance bekommen, ihrer Verantwortung gerecht zu werden. In jedem Fall bleiben auch alle in der Lösungsverantwortung, die in irgendeiner Form an der Weitergabe der Aufgabe und der damit verbundenen Verantwortung beteiligt waren. Sie unterstützen soweit notwendig und möglich den Lösungsprozess. Sollte das nicht klappen, stellt sich die Frage: Muss die Verantwortung neu verteilt werden, um das Problem zu lösen, und wenn ja, wie? Sie merken schon, es geht nicht darum einen Schuldigen zu finden. Es geht darum, Verantwortung so zu (ver-)teilen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt oder die anstehenden Probleme gelöst werden können. Die Suche nach Schuldigen führt in der Regel genau zum Gegenteil von Verantwortungsbereitschaft und Lösungsorientierung. Bevor Sie nach Schuldigen suchen, denken Sie an die 50 Euro und Ihren Teil der Verantwortung.
Gerne sende ich Ihnen eine kompakte Liste der wichtigsten Methoden zur Förderung von (Mit-)Verantwortung zu. Senden Sie mir dazu eine E-Mail mit dem Stichwort „Verantwortung“ an:
Wird eine Aufgabe delegiert, bleibt das Original der Verantwortung bei uns, und wir geben eine Kopie der Verantwortung (= MIT-Verantwortung) mit der Aufgabe weiter. (Abb. 1)
Peter Siwon beschäftigt sich seit nunmehr über 20 Jahren mit den Themen Gehirn und Psyche im Zusammenhang mit der Projektarbeit in technischen Berufen.
Über 30 Jahre Berufspraxis in Forschung, Entwicklung, Marketing, Vertrieb, Training, Coaching, Beratung und Geschäftsführung gaben dazu viele Impulse. Er engagiert sich als Trainer, Coach, Lehrbeautragter, Sprecher, Buchautor und Kolumnist für die menschliche Seite des Projekterfolgs.
